XLABS / INFORMACIÓN LEGAL
Política de privacidad y protección de datos
En XLabs reconocemos la importancia de la privacidad y del tratamiento responsable de la información. Esta política explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos los datos personales en nuestras relaciones comerciales y canales digitales.
Última actualización: 15 de octubre de 2026
01. Responsable del tratamiento
XLabs Soluciones Integrales S.A., comercialmente identificada como XLabs, es responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente en el desarrollo de sus actividades comerciales y profesionales, según corresponda.
La empresa desarrolla actividades relacionadas con soluciones industriales, instrumentación, suministros especializados, ingeniería, servicios de laboratorio, consultoría y asistencia técnica.
Para consultas relacionadas con esta política, puede escribir a:
02. Información que recopilamos
Dependiendo de la relación que mantenga con XLabs, podemos recopilar las siguientes categorías de información:
- Información de identificación y contacto, como nombre, empresa, cargo, correo electrónico, número telefónico y dirección.
- Datos necesarios para preparar cotizaciones, pedidos, facturas, entregas y otros documentos comerciales.
- Información técnica proporcionada para evaluar equipos, procesos, aplicaciones industriales y servicios solicitados.
- Comunicaciones realizadas mediante correo electrónico, formularios web, WhatsApp y otros canales de atención.
- Información técnica de navegación, cuando sea recopilada mediante las herramientas habilitadas en nuestro sitio web.
Procuramos solicitar únicamente la información pertinente para atender cada gestión.
03. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser utilizados, según corresponda, para las siguientes finalidades:
- Responder consultas y solicitudes de información.
- Preparar y gestionar cotizaciones, propuestas y contratos.
- Procesar pedidos, facturación, entregas y documentación comercial.
- Coordinar servicios técnicos, ingeniería, consultorías y actividades de laboratorio.
- Informar sobre el estado de solicitudes, pedidos y servicios contratados.
- Gestionar relaciones con clientes y proveedores.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias y contractuales.
- Realizar comunicaciones comerciales cuando exista una base legítima y se cumplan los requisitos de consentimiento aplicables.
No utilizaremos los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular sin contar con una base jurídica que lo permita.
04. Fundamento del tratamiento
El tratamiento de información personal se realiza conforme a las bases jurídicas aplicables en cada situación.
Estas pueden incluir el consentimiento informado del titular, la atención de solicitudes precontractuales, la ejecución de relaciones contractuales y el cumplimiento de obligaciones legales, según corresponda.
Cuando la legislación exija consentimiento, este deberá obtenerse antes del tratamiento correspondiente.
05. WhatsApp y comunicaciones digitales
XLabs puede utilizar WhatsApp Business y otros medios electrónicos para atender solicitudes, compartir información comercial, gestionar cotizaciones y proporcionar actualizaciones relacionadas con sus productos y servicios.
Las comunicaciones pueden gestionarse mediante herramientas empresariales integradas con sistemas de administración y seguimiento de clientes.
El uso de WhatsApp puede implicar el tratamiento de números telefónicos, información de contacto, contenido de mensajes, archivos compartidos y datos necesarios para gestionar las conversaciones.
La infraestructura de WhatsApp Business Platform es proporcionada por Meta y está sujeta a sus condiciones y políticas aplicables.
Las comunicaciones promocionales se realizarán respetando las preferencias del destinatario y los requisitos aplicables. Los usuarios podrán solicitar dejar de recibirlas mediante nuestros canales de contacto.
Recomendamos no enviar información personal sensible o confidencial mediante estos canales cuando existan medios más adecuados para su transmisión.
06. Plataformas y proveedores tecnológicos
Para desarrollar sus operaciones, XLabs puede apoyarse en proveedores tecnológicos que facilitan la administración empresarial, la comunicación y la prestación de servicios.
Entre las tecnologías utilizadas o previstas para estos procesos se encuentran:
- Odoo, para la administración empresarial, gestión comercial y servicios digitales.
- Meta y WhatsApp Business Platform, para comunicaciones empresariales.
- Proveedores de infraestructura, alojamiento, correo electrónico y soporte tecnológico.
Cuando corresponda compartir información con proveedores de servicios, procuraremos limitarla a lo necesario para la finalidad correspondiente y establecer las condiciones de protección exigibles.
Determinados servicios tecnológicos pueden implicar el procesamiento o almacenamiento de información fuera de Costa Rica. En tales casos, se deberán observar los requisitos legales aplicables.
07. Información técnica y confidencialidad
Durante la evaluación de soluciones técnicas, XLabs puede recibir información sobre instalaciones, equipos, procesos productivos, especificaciones y necesidades operativas de sus clientes.
Reconocemos que esta información puede tener carácter confidencial o constituir información comercial sensible.
Su utilización deberá limitarse a los fines autorizados y a las condiciones contractuales de confidencialidad que resulten aplicables.
Cuando dicha información incluya datos personales, también se aplicarán las disposiciones correspondientes de esta política.
08. Conservación de la información
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, atender obligaciones contractuales, cumplir disposiciones legales y gestionar responsabilidades que puedan derivarse de la relación correspondiente.
Los periodos de conservación dependerán de la naturaleza de la información y de las obligaciones aplicables.
Una vez que deje de existir una justificación para conservarlos, los datos deberán eliminarse, anonimizarse o tratarse conforme a las disposiciones legales correspondientes.
09. Seguridad de la información
XLabs reconoce la necesidad de proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida y otros riesgos relacionados con su tratamiento.
Para ello, procuramos aplicar medidas administrativas, organizativas y tecnológicas proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos identificados.
Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, revisamos la necesidad de mantener medidas de protección adecuadas para nuestras operaciones.
10. Derechos de los titulares
De conformidad con la legislación aplicable, las personas pueden ejercer los derechos que les correspondan respecto de sus datos personales.
Estos pueden incluir:
- Solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.
- Acceder a los datos personales que les conciernan.
- Solicitar la rectificación de información inexacta o desactualizada.
- Solicitar la supresión de datos cuando proceda legalmente.
- Revocar el consentimiento en los casos permitidos.
- Ejercer los demás derechos reconocidos por la normativa aplicable.
El ejercicio de estos derechos está sujeto a las condiciones, excepciones y procedimientos establecidos por la ley.
11. Solicitudes de acceso y eliminación de datos
Para presentar una solicitud relacionada con sus datos personales, puede escribir a:
En su comunicación, indique el derecho que desea ejercer y la información necesaria para identificar su solicitud.
Cuando resulte necesario, podremos solicitar información adicional razonable para verificar la identidad del solicitante y evitar divulgaciones no autorizadas.
Las solicitudes se atenderán conforme a los plazos, condiciones y excepciones establecidos por la legislación aplicable.
La eliminación de información podrá estar limitada cuando exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
12. Cookies y navegación web
El sitio web de XLabs puede utilizar cookies y otras tecnologías necesarias para su funcionamiento, seguridad y administración.
La utilización de herramientas de analítica, personalización o marketing estará sujeta a la configuración efectiva del sitio web y a los requisitos de información y consentimiento que correspondan.
Los visitantes pueden administrar determinadas preferencias desde su navegador y, cuando esté disponible, mediante las herramientas de consentimiento ofrecidas por el sitio.
13. Legislación aplicable
Esta política se interpreta de conformidad con la legislación aplicable de la República de Costa Rica, particularmente la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su normativa reglamentaria.
Los titulares también podrán acudir a las autoridades competentes cuando corresponda, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la legislación.
14. Actualizaciones de esta política
XLabs podrá actualizar esta política cuando se produzcan cambios en sus actividades, tecnologías, prácticas de tratamiento o requisitos legales.
La versión vigente estará disponible en este sitio web, con indicación de su fecha de actualización.
CONSULTAS SOBRE PRIVACIDAD
¿Necesita información adicional?
Puede comunicarse con nuestro equipo para realizar consultas sobre esta política o el tratamiento de sus datos.
XLabs Soluciones Integrales S.A.
Costa Rica